Comment bien travailler en groupe ?

Qui ne se ressemble pas, s’assemble

C’est un fait : nous n’avons pas toujours le luxe de choisir notre équipe. En fait, on se retrouve même régulièrement à devoir se mettre avec des personnes très différentes de nous, parfois pour le pire… mais bien souvent pour le meilleur ! Selon Nathalie Raveau, « Quand j’étais directrice des études de la filière communication à l’ISCPA Paris, un des grands enjeux lors de nos compétitions d’agences était de savoir qui constituait les groupes : les étudiants ou les formateurs ? Par exemple, lorsque les étudiants avaient la possibilité de constituer leur groupe, leur réflexe était souvent de se mettre avec des gens qui leur ressemblaient ». En effet, la tentation de se rapprocher automatiquement de ses amis à chaque travail en groupe est grande. Cependant, cela peut être une mauvaise idée, et cela pour deux raisons :

• La première, c’est que s’entendre au quotidien et bien travailler ensemble sont deux choses complètement différentes. Le but du travail en groupe, c’est de ne pas trop vous disperser et fournir un livrable de qualité dans un temps réduit.
• La deuxième, c’est que bien souvent, vous partagez un parcours commun et donc les mêmes compétences. Or, on ne compose pas un groupe de musique avec des personnes qui jouent tous d’un même instrument. « La première règle pour constituer un collectif performant, c’est d’identifier des compétences qui vont vous permettre de vous challenger et de répondre à la mission demandée. »

« À la fin des compétitions, après avoir constitué des groupes en réfléchissant à la manière dont leurs différentes compétences pouvaient se compléter, on avait de super résultats. »

Se connaître pour briser la glace

Selon Nathalie Raveau, « une fois le groupe formé, il y a un passage obligatoire qui est d’apprendre à se connaître. Pour moi, la coopération ne se décrète pas. Or quand on se retrouve avec des gens qu’on ne connaît pas, le premier réflexe c’est de se demander comment ça va se passer ». En effet, il ne suffit pas de trouver les différentes pièces d’un puzzle, mais encore faut-il pouvoir les assembler. On ne construit pas un ensemble cohérent sur une base fragile. « Il faut former un collectif et ça passe par des moments où les gens échangent entre eux, où ils se racontent des choses ». Même si tout le monde fait bien son travail, c’est la convergence des idées, les débats et la bonne ambiance générale qui font aussi la réussite d’un projet. Pour assurer une bonne dynamique de groupe :

• Organisez un premier temps d’échange pour briser la glace et mieux vous connaître les uns les autres. Par exemple, chacun raconte au groupe deux vérités et un mensonge. Au groupe de deviner qui dit vrai ;
• Prévoyez des tours de paroles sur le projet en cours mais aussi sur vos vies quotidiennes, l’important c’est que chacun se sent à l’aise ;
• Évitez les longues réunions, préférez-leur plusieurs rencontres plus courtes et dans des endroits variés (sur le campus, à l’extérieur ou en visio) ;
• Intégrez des moments ludiques sous forme de jeux pour rompre une certaine monotonie du travail et pour progresser tout en faisant des activités stimulantes.

« L’idée, c’est de comprendre comment le groupe va fonctionner, et pour ça, il faut travailler son écoute de l’autre, parce qu’on peut avoir une équipe où on ne peut avoir que des individus qui vont fonctionner sur leur propre rythme ». Les moments conviviaux sont très importants, ce sont eux qui permettent de tisser des liens plus solides, et avec la connaissance et le partage vient la productivité.

Votre mission… si vous l’acceptez

Répartissez-vous les tâches de façon optimale

« Une fois qu’on se connaît bien, il faut poser la feuille de route » et se répartir le travail. Ne perdez pas de temps pour le faire, chacun avance à son rythme et mieux vaut opérer quand les informations sont encore fraîches dans votre tête. « Qui fait quoi dans le groupe ? Chacun a son rôle, leader, l’expert, le créatif… Pour que ça marche bien, il faut comprendre comment les uns et les autres travaillent ». Durant ce premier point, résumez les enjeux du projet de groupe avant de délimiter les tâches et de les répartir de façon équitable, en fonction de vos compétences respectives et de la difficulté des tâches. Équilibrez le volume de travail entre tous les participants, l’investissement doit être équivalent et cela peu importe le niveau de motivation. Créer des duos peut-être une bonne façon de pousser chacun à fournir un travail régulier.

« Le groupe doit construire son mode opératoire, son mode de fonctionnement et ses rituels. C’est une sorte de "contrat social" ». Il ne s’agit pas seulement d’une simple répartition du travail, mais aussi une délimitation des règles de ce travail. C’est le moment où vous établissez la manière dont vous allez accomplir les missions qui vous sont données et comment vous allez réagir face à des éventuelles complications. « Par exemple, le traitement des abus. Il faut vous poser la question de ce que vous faites si un des membres du groupe ne s’implique pas et définir les solutions ensemble. Vous commencez à vous connaître et vous pouvez poser un mode de fonctionnement et définir d’une part la manière dont vous gérez vos crises mais aussi la manière dont vous célébrez vos petites victoires ».

Utilisez des méthodes innovantes

Après le choix des missions, vient celui des méthodes. Il en existe de très nombreuses, parmi lesquelles des très connues « comme le Brainstorming ou la méthode des chapeaux de Bono par exemple. J’utilise aussi beaucoup le Boxing de projet. Dans un groupe, certains sont chargés de faire la « copie martyre », c’est-à-dire de partir de la feuille blanche et construire quelque chose, et les autres avec leurs compétences et leurs différents modes de pensée vont boxer le projet, c’est-à-dire qu’ils vont l’améliorer, utiliser leur esprit critique et apporter des idées originales et novatrices. C’est très créatif et très efficace » explique Nathalie Raveau.

Si vous devez animer un groupe plus ou moins important, la méthode du « World café » peut s’avérer très utile. « Imaginons que vous êtes 15, vous allez découper votre projet en trois parties avec cinq personnes associées à un sujet pendant 20 minutes. Au bout de 20 minutes, une personne reste à la table et les 4 autres partent à une autre table comme dans un café. A la fin, après plusieurs tours d’échanges progressifs entre les groupes, on fait la synthèse. Ce jeu facilite le dialogue constructif et le partage de connaissances et d’idées. »

Leader un jour… collectif toujours !

Un leader, pas un chef

Pour une organisation optimale, il faut qu’une personne dans le groupe incarne le rôle de leadership. Pour Nathalie Raveau, « il faut un leader. Soit il est désigné d’office par le groupe, soit il peut bouger en fonction des sujets à différents moments du projet. L’important, c’est que cette personne soit légitime et reconnue par les autres, si ce n’est pas le cas, ça ne fonctionne pas ». Si le leader peut facilement tourner, c’est parce qu’il ne faut en aucun cas le confondre avec le rôle de chef. Il s’agit de guider, de conseiller et d’encourager, pas d’ordonner, d’imposer ou de chercher à contrôler les autres. De même, si vous prenez ce rôle de leader, il ne s’agit pas de vous accaparer tout le travail, même si cela peut paraître tentant pour obtenir à la fois la reconnaissance de son groupe et la garantie d’avoir une bonne note. En effet, il n'y a justement aucune garantie, ni que votre travail aboutisse à un résultat grandiose, ni que votre équipe soit reconnaissante. Au contraire, ce comportement peut induire de la frustration ou du stress chez les autres, qui n’auront pas eu l’occasion de prouver ce qu’ils valaient, ou un certain désabusement et une sous-estimation du travail fourni. Le succès ne sera pas plus beau, mais la défaite sera d’autant plus rude. Un travail de groupe, c’est une œuvre collective, où le leader a pour rôle d’aider chacun à apporter sa pierre à l’édifice.

Gérez les abus

Ce n’est pas un secret : la clé de la réussite en groupe est la communication. Pour Nathalie Raveau, « il ne faut donc pas partir tout de suite sur le sujet, mais prendre vraiment ce temps pour se poser, s’écouter et mettre en place des règles ». Vous devez être capable d’écouter et de respecter les opinions des autres membres et reconnaître leurs forces, mais aussi leurs faiblesses, pour adapter votre attitude et votre travail. Cela ne veut pas dire pour autant qu’il ne faut jamais réagir devant un comportement problématique pour l’ensemble du groupe, bien au contraire. Il faut faire la différence entre une façon différente de travailler et de l’abus clair et net.

« Dans les groupes d’étudiants que j’ai accompagnés, j’ai constaté qu’il avait de temps en temps un « passager clandestin ». On en a tous connu un : il s’agit d’une personne qui ne vient jamais aux réunions, qui ne donne pas de nouvelles, qui fournit très peu ou pas de travail et qui se trouve toujours d’excellentes excuses pour justifier le fait qu’il faut quand même mettre son nom sur le devoir. C’est parce qu’il peut exister ce type de personne, qu’il est si important d’avoir défini les règles de fonctionnement du groupe bien en amont. Vous êtes censés avoir déjà réfléchi ensemble à une telle problématique lors du partage des missions et du "contrat social" qui en découle. De manière générale, deux solutions s’imposent :

1. Essayez de tirer profit du passager clandestin en le prenant à son propre jeu. « Le passager clandestin est intelligent, il arrive à manœuvrer efficacement pour tirer profit de ce que vous avez à lui donner. Sachez en tirer parti, il faut connaître ses forces, il est peut-être excellent à l’oral pour passer les messages. Il faut le responsabiliser ». Il attend que vous réalisiez le projet pour lui ? Mettez-lui un ultimatum en lui faisant bien comprendre que s’il ne le fait, vous ne le ferez pas pour lui et que tout le monde en fera les frais.
2. Si la personne est trop récalcitrante et déterminée à ne rien produire, ne cédez pas et requérez l’aide d’une personne habilitée. « Il ne faut pas hésiter à aller requérir l’aide d’un encadrant pédagogique pour vous aider à gérer la situation et demander de le faire exclure. Il ne faut jamais s’interdire de sortir quelqu’un. C’est le dernier recours ».

Célébrer pour progresser !

À la fin du projet, une fois que toutes les missions ont été accomplies, c’est l’heure du bilan. Si ce dernier est souvent négligé, il est pourtant très important. « C’est une sorte de feedback de projet, on se pose et on débrief ». Il s’agit de revenir sur la façon dont le projet a été mené dans le positif, comme dans le négatif. « Ce sont des moments à la fin du projet où on se dit ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas bien fonctionné et, si on a un nouveau projet ensemble, ce qu’il faut améliorer ». Cette dernière étape s’inscrit ainsi dans une logique d’apprentissage et de progression pour les prochains travaux de groupe.

« Je pars du principe que la coopération ça ne se décrète pas. Le collectif se créé, étape par étape, à partir d’individus talentueux qui n’avaient peut-être pas grand-chose en commun au démarrage du projet ».

Rédactrice : Clotilde Chevalier 
Direction Communication Groupe IGENSIA Education (ex Groupe IGS)